Polityka prywatności grupy alumeco dla kandydatów do pracy

Grupa Alumeco, (w której skład wchodzą Alumeco ApS, Aluwind ApS, Alumeco Sverige AB, Alumeco Norge AS, Metallcenter West GmbH, Alumeco Service GmbH, Alcobra GmbH, Metalcenter Group GmbH, Alumeco Austria GmbH, Alumeco Finland OY AB, Metalcenter Finland OY AB, UAB Alumeco Baltic, Aluteam-Alumeco Sp. z o.o., Alumeco Service Sp. z o.o., Aluwind Sp. z o.o., Alumeco CZ s.r.o. oraz Alumeco NL) („Alumeco”) gromadzi i przetwarza dane osobowe w związku ze składaniem podań o pracę oraz procesami rekrutacji.

W niniejszej polityce prywatności dla kandydatów do pracy („Polityka Prywatności”) zamieszczono szczegółowe informacje na temat tego, w jaki sposób Alumeco przetwarza ich dane osobowe.

Polityka Prywatności Alumeco dla kandydatów do pracy opisuje:

• jakiego rodzaju dane osobowe zbiera Alumeco i w jakich celach je wykorzystuje;
• prawa kandydata;
• stosowane przez nas zabezpieczenia;
• możliwości skontaktowania się z Alumeco i złożenia skargi.

W przypadku zatrudnienia przez Alumeco kandydat otrzyma informacje na temat tego, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe pracowników (Polityka Prywatności Alumeco dla pracowników).

Administrator danych:

Alumeco ApS, Næsbyvej 26, 5000 Odense C, Dania, numer rejestracji działalności gospodarczej DK19851974, to spółka zarejestrowana i utworzona zgodnie z przepisami prawa duńskiego. Wyżej wymienione spółki Grupy należące do spółki Alumeco ApS składają się ponadto z wielu różnych podmiotów prawnych, których siedziby mieszczą się na całym świecie.

W związku ze strukturą Grupy Alumeco, w tym m.in. podobnych charakterem czynności przetwarzania danych osobowych, zakresem usług wspólnych oraz związaną z tym łączną odpowiedzialnością za przetwarzane dane, niniejsza Polityka Prywatności dotyczy wszystkich spółek Grupy. Każdy podmiot Alumeco, którego dotyczy niniejsza Polityka Prywatności, jest administratorem danych w zakresie danych osobowych, które przetwarza, tj. odpowiedni podmiot Alumeco, do którego złożono podanie o pracę, wraz z Alumeco ApS będą — jako administrator lub administratorzy danych — gromadzić i przetwarzać dane osobowe na temat kandydata do pracy.

Alumeco uprzejmie prosi, aby w podaniach o pracę, CV i innych przedmiotowych dokumentach przekazywanych przez kandydata zamieszczać wyłącznie dane osobowe dotyczące samego kandydata, tylko w zakresie, w którym zamieszczone informacje są istotne w odniesieniu do stanowiska, o które ubiega się kandydat. W związku z tym prosimy o niezamieszczanie w przekazywanych dokumentach informacji na temat cywilnego numeru rejestracyjnego oraz sprawdzenie, czy dokumenty te nie zawierają również innych danych osobowych, np. informacji dotyczących stanu zdrowia, relacji rodzinnych itp., które nie są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji przez Alumeco. Uwaga dotycząca wiadomości e-mail: W przypadku komunikacji za pomocą poczty elektronicznej kandydat powinien pamiętać, że zwykła wiadomość e-mail nie jest bezpiecznym środkiem komunikacji i w związku z tym nie należy w niej zamieszczać żadnych informacji prywatnych ani wrażliwych, ani innych danych, które zdaniem kandydata powinny podlegać ochronie.

Informacje o kandydatach do pracy:

Alumeco gromadzi i przechowuje dane na temat kandydatów do pracy w związku z podaniami o pracę złożonymi w Alumeco. Dane, które przetwarzamy, zależą od konkretnego stanowiska, o które ubiega się kandydat, i mogą obejmować np.:

• dane identyfikacyjne, np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail;
• pozostałe informacje pojawiające się w podaniu o pracę i dokumentach towarzyszących (np. dyplomy, rekomendacje, referencje itp.);
• testy osobowości i biegłości (dla określonych stanowisk);
• wpisy do rejestru karnego i informacje na temat popełnionych przestępstw (dla stanowisk specjalnych, w przypadkach, w których jest to na przykład wymagane przez obowiązujące prawo).

Zasadniczo Alumeco nie przetwarza żadnych specjalnych kategorii danych osobowych (danych osobowych wrażliwych) kandydatów, chyba że dane należące do takich kategorii zostaną zamieszczone w podaniu o pracę, w CV itp.

Cel:

Alumeco przetwarza dane osobowe w związku ze złożonym podaniem o pracę w następujących celach:

• obsługa procesu rekrutacji, w tym m.in. ocena i wybór najlepszych kandydatów na dane stanowisko.

Źródło danych:

Alumeco przetwarza dane osobowe przekazane przez kandydatów w podaniu o pracę i dokumentach powiązanych.

Alumeco może również przetwarzać dane osobowe zbierane od osób trzecich, np. dane pozyskiwane z publicznych baz danych, serwisu LinkedIn lub innych publicznych platform mediów społecznościowych, z wyszukiwania w Internecie lub z agencji zajmującej się wyszukiwaniem i selekcją/rekrutacją pracowników.

W przypadku wyrażenia zgody, Alumeco może pozyskiwać i przetwarzać oświadczenia od poprzednich pracodawców kandydata, np. informacje na temat wykonywanych zadań i posiadanych kwalifikacji.

Jeżeli kandydat o pracę brał udział w testach, Alumeco otrzymuje wyniki testu od strony odpowiedzialnej za jego organizację.

W przypadku konieczności sprawdzenia wpisów w rejestrze karnym dane te są pozyskiwane bezpośrednio od kandydata lub od służb policyjnych danego kraju na podstawie uprzednio wyrażonej zgody.

Podstawa prawna przetwarzania:

Alumeco przetwarza dane osobowe na potrzeby procesu rekrutacji w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Alumeco, takich jak obsługa procesu rekrutacji i ocena kandydatów do pracy, w tym m.in. zatrudnienie najbardziej odpowiedniego kandydata na dane stanowisko — por. art. 6 ust. 1 lit. f) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych („RODO”).

W przypadku wyboru kandydata na jedno z dostępnych stanowisk wyżej wspomniane przetwarzanie będzie również niezbędne do podjęcia odpowiednich kroków, poprzedzających zawarcie umowy o pracę na wniosek kandydata — por. art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Tam, gdzie Alumeco pozyskuje i przetwarza oświadczenia od poprzednich pracodawców kandydata, przetwarzanie będzie realizowane w oparciu o uprzednią zgodę kandydata — por. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Dane z testów osobowości i biegłości są przetwarzane na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów, tj. przeprowadzenia oceny i zatrudnienia najbardziej odpowiedniego kandydata — por. art. 6 ust. 1 lit. f). Tam, gdzie interesy lub podstawowe prawa i wolności kandydata jako osoby, której dane dotyczą, są nadrzędne wobec interesów Alumeco, dane przetwarzane będą na podstawie uprzedniej zgody kandydata — por. art. 6 ust. 1 lit. a).

Jeżeli kandydat nie zostanie wybrany na stanowisko, o które się ubiega, ale jego profil okaże się interesujący, a on sam wyrazi zgodę na dalsze przechowywanie danych osobowych na potrzeby ewentualnych przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane będą przechowywane na podstawie uprzedniej zgody — por. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Dane osobowe dotyczące (potencjalnych) wyroków skazujących i przestępstw są przetwarzane na podstawie punktu 8(3–5) duńskiej ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którą każdorazowe ujawnienie danych może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu, jednoznacznie nadrzędnego wobec interesu osoby, której dane dotyczą. Do interesów takich należą zapobieganie przestępczości oraz ochrona spółek Alumeco i ich tajemnicy przedsiębiorstwa. W przypadku niespełnienia tego kryterium Alumeco będzie przetwarzać dane osobowe tam, gdzie przetwarzanie jest konieczne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń bądź obrony przed nimi, lub gdzie użytkownik wyraził wyraźną, uprzednią zgodę na przetwarzanie danych.

Odbiorcy danych:

W przypadkach uznanych za niezbędne, Alumeco może ujawnić dane osobowe, dotyczące kandydata określonym odbiorcom zewnętrznym, takim jak firmy wewnątrz Grupy lub dostawcy usług związanych z procesem rekrutacji, (w tym agencje zajmujące się wyszukiwaniem i selekcją/rekrutacją pracowników).

Alumeco korzysta również z usług podmiotów przetwarzających w celu korzystania z określonych funkcji, związanych z procesem rekrutacji. Dotyczy to na przykład podmiotu przetwarzającego, który oferuje system obsługujący podania o pracę. Alumeco podpisało umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcami, którzy zobowiązali się do przetwarzania danych osobowych kandydata w imieniu Alumeco zgodnie z przekazanymi przez Alumeco wytycznymi.

Przekazujemy dane odpowiednim instytucjom tam, gdzie jest to wymagane z mocy przepisów prawa.

Przekazywanie danych osobowych do kraju trzeciego (spoza UE/EOG):

W niektórych przypadkach dane osobowe kandydata mogą być przekazywane do krajów spoza UE/EOG. Alumeco gwarantuje, że takie przekazanie będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych. Oznacza to, że każdy podmiot spoza UE/EOG, który otrzyma dane osobowe kandydata, zapewnia odpowiedni stopień ochrony — wymóg ten jest na przykład realizowany poprzez zawarcie standardowych klauzul umownych UE w umowach z Alumeco. Alumeco będzie stosować uzupełniające środki zabezpieczające w konkretnych przypadkach, jeżeli uzna to za niezbędne. Na żądanie kandydata może on otrzymać kopię podstawy prawnej przekazania danych. W tym celu prosimy o kontakt pod adresem GDPR@alumeco.dk.

Przechowywanie danych osobowych:

Zasadniczo przechowujemy dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali wybrani na stanowisko, o które się ubiegali, przez maksymalnie 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji. Po upływie tego okresu dane osobowe kandydata zostaną usunięte. Dokonujemy regularnych przeglądów przechowywanych danych osobowych, w związku z czym dane mogą zostać usunięte wcześniej, jeżeli uznamy, że ich dalsze przechowywanie nie jest konieczne.

W przypadku przechowywania danych osobowych kandydata przez Alumeco na potrzeby przyszłych rekrutacyjnych w oparciu o wyrażoną zgodę, będziemy dokonywać ciągłej oceny tego, czy konieczne jest dalsze przechowywanie danych, np. raz do roku. Konkretny okres przechowywania zależeć będzie od stanowiska, o które ubiegał się kandydat. W przypadku wycofania zgody na przechowywanie danych osobowych kandydata na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane zostaną usunięte w najszybszym możliwym terminie po wycofaniu zgody.

Tam, gdzie przepisy prawa nakładają na nas obowiązek przechowywania informacji przez dłuższy okres lub gdzie celem przechowywania danych jest ustalenie lub dochodzenie roszczeń bądź obrona przed nimi, okres przechowywania może ulec wydłużeniu.

Zabezpieczenia:

Alumeco zapewnia bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych osobowych. Stosujemy zarówno techniczne, jak i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić dane kandydatów przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą lub zmianą, a także ujawnieniem osobom nieuprawnionym, niewłaściwym wykorzystywaniem lub innymi rodzajami przetwarzania, odbywającego się z naruszeniem prawa.

Środki bezpieczeństwa Alumeco są stale monitorowane, aby zagwarantować, że dane są przetwarzane w sposób odpowiedzialny, zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych, w szczególności z ciągłym poszanowaniem praw kandydata jako osoby, której dane dotyczą.

Prawa osoby, której dane dotyczą:

Alumeco stosuje środki, mające umożliwić kandydatowi skorzystanie z praw przysługujących mu jako osobie, której dane dotyczą.

Kandydat ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Alumeco, a także do uzyskania dodatkowych informacji. Ponadto, w zależności od okoliczności, kandydat ma również prawo do poprawienia, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych przez Alumeco. Kandydat ma także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w określonych okolicznościach.

W szczególnych przypadkach kandydat ma również prawo do przenoszenia danych. Tam, gdzie przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy zawartej z kandydatem oraz gdzie przetwarzanie jest dokonywane w sposób zautomatyzowany, kandydat ma prawo otrzymać dotyczące go dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli jest to możliwe pod względem technicznym. W związku z tym kandydat ma prawo do przekazania swoich danych osobowych osobie trzeciej bez żadnych przeszkód ze strony Alumeco.

Zasadniczo kandydat ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec jego osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa. Nie dotyczy to między innymi zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz profilowania niezbędnego do zawarcia lub realizacji umowy między kandydatem a Alumeco.

W przypadku uzyskania zgody kandydata na przetwarzanie danych kandydat może wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie będzie mieć wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych kandydata, którego dokonano na podstawie zgody do momentu jej wycofania. W związku z tym wycofanie zgody będzie skuteczne tylko od momentu jej wycofania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody kandydata zgoda ta musi być udzielona przed rozpoczęciem przetwarzania. Zawsze informujemy kandydatów o konieczności wyrażenia zgody.

W duńskiej ustawie o ochronie danych osobowych zamieszczono wytyczne w sprawie praw osób, których dane dotyczą. Więcej informacji na temat praw kandydatów zamieszczono tutaj. Zaznaczamy, że wytyczne zostały udostępnione w języku duńskim.  

PYTANIA I SKARGI:

W przypadku chęci skorzystania z praw lub innych pytań dotyczących Polityki Prywatności Alumeco dla kandydatów do pracy, zachęcamy do skontaktowania się z Alumeco pod następującym adresem: Alumeco ApS, Næsbyvej 26, DK 5000 Odense C, e-mail: GDPR@alumeco.dk.

Kandydat ma także prawo wnieść skargę, dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych przez Alumeco do organu nadzorczego. W Danii organem nadzorczym jest duńska Agencja Ochrony Danych, której dane kontaktowe można znaleźć na jej stronie pod adresem: www.datatilsynet.dk. Zaznaczamy, że wskazany organ nadzorczy do spraw ochrony danych osobowych może jedynie rozpatrywać skargi, dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydata przez Alumeco; skargi dotyczące procesu rekrutacji, odmowy zatrudnienia itp. należy wnosić do Alumeco.

Ostatnia aktualizacja: 23.06.2022